GoBD ist die buchhalterische Abkürzung für die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD ist die Erweiterung der zuvor gültigen "Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung" um die Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. In diesem ist geregelt, wie lange und in welchem Umfang Unterlagen in Form von Dokumenten und Belegen im Unternehmen aufbewahrt werden müssen.

Die grundsätzlichen Anforderungen der GoBD lassen sich in folgenden Themen zusammenfassen:

• Eine Verfahrensdokumentation
• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
• Vollständigkeit
• Richtigkeit
• zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
• Ordnung
• Unveränderbarkeit
• Aufbewahrungs- und Unveränderlichkeitspflichten
• Datenzugriff nur durch Berechtigte

Die aktuelle Fassung der GoBD können Sie auf der Internetseite des Bundesministerium der Finanzen herunterladen.

Die Verfahrensdokumentation dient dem Nachweis, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches (HGB), der Abgabenordnung (AO) für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.

Lt. Steuerberater Michael de Beer von der Kanzlei Gehrke Econ in Hannover:
Was gehört in eine Verfahrensdokumentation?
Gemäß den GoBD besteht eine Verfahrensdokumentation „in der Regel“ aus vier Teilen:

• Allgemeine Beschreibung: „Sie soll dem Betriebsprüfer einen Überblick über das Unternehmen verschaffen“, sagt de Beer. Was ist der Unternehmenszweck – was leistet oder Ablauforganisation: Wie sind die Abläufe im Unternehmen strukturiert? Auch „steuerrelevante Eckdaten“ gehörten hinein, ergänzt der Experte, zum Beispiel wie der Betrieb den Gewinn ermittelt, die Rechnungseingänge bearbeitet, erfasst und ob es Bargeldgeschäfte gibt.
• Anwenderdokumentation: Sie soll laut de Beer alle rechnungslegungsrelevanten Prozesse darstellen, auf kritische Bearbeitungsschritte hinweisen und Kontrollen schildern. Orientierung geben dabei die Kernprozesse. Wer erfasst zum Beispiel wie die Lieferantenstammdaten? Wie werden Sie auf Richtigkeit geprüft und welchen Weg nehmen sie innerhalb und zwischen DV-Systemen.
• Technische Systemdokumentation: Hier geht es um die Dokumentation der eingesetzten IT inklusive Hardware, Software, Konfigurationen und Berechtigungskonzepten wie auch des IT-Verantwortlichen und der Nutzer.
• Betriebsdokumentation: Sie soll dokumentieren, was der Betrieb unternimmt, damit seine EDV stabil und sicher funktioniert. Zu dokumentieren sind Anweisungen zur Betriebssicherheit und Zugriffsrechten. Auch Notfallpläne gehören dazu, falls das System ausfällt: Ist die ordnungsgemäße Buchführung dann gesichert, zum Beispiel durch Anweisungen für handschriftliche Aufzeichnungen und eine nachträgliche digitale Erfassung?

Tipp # 1: Gehen Sie risikoorientiert vor
Beim Erstellen einer Verfahrensdokumentation sollten Betriebsinhaber nicht akribisch jeden Punkt bearbeiten und darstellen, sondern zunächst „risikoorientiert“ vorgehen, rät de Beer. „Man sollte zuerst die Dokumentation zu den Bereichen erstellen, die sich ein Betriebsprüfer garantiert anschauen wird.“ In der Regel seien das vor allem diese sechs Punkte, die man Schritt für Schritt wie eine Arbeitsanweisung beschreiben sollte:

• Ausgangsrechnungen: Wer kalkuliert und schreibt die Rechnungen mit welcher Software? Woher stammen die Informationen (Stunden- und Materialzettel, andere Daten)? Wie erfolgt die Kalkulation? Wie gelangt die Rechnung in die Buchhaltung und wie kommt sie zum Kunden?
• Eingangsrechnungen: Wie kommen Rechnungen an, elektronisch und/oder per Post? Wer öffnet sie? Wer prüft sie wie? Wie kommt die Rechnung in die Buchhaltung? Wie erfolgt die Zahlung? Wie ist der Ablauf der Warenwirtschaft?
• Zahlungsverkehr über Banken: Mit welchem Banking-Verfahren arbeiten Sie? Wer ist dazu berechtigt und wie sieht das Berechtigungskonzept aus?
• Belege: Was passiert mit den Belegen? Werden sie im Betrieb erfasst oder durch den Steuerberater? Wie werden sie archiviert …?
• Vertragsmanagement: Wer schließt neue Verträge ab und worauf ist dabei zu achten, wie zum Beispiel auf die korrekten Umsatzsteuersätze?
• Inventuren: Wer macht wann und wie die Inventur? Hier genügt eine kurze Beschreibung

• Vorhandene Dokumentation: Zu vielen Aufgaben, Prozessen und Strukturen gibt es in Unternehmen schon Arbeitsanweisungen und Beschreibungen, mit deren Hilfe Mitarbeiter geschult und informiert werden. „Oft erstellen sich Mitarbeiter auch selbst solche Unterlagen als Gedächtnisstütze, oder um Kollegen zu informieren“, berichtet de Beer.
• Stichworte und Grafiken statt langer Texte: Sie müssen nicht alles ausführlich in Worte fassen und beschreiben. Meist genügen Stichworte oder Grafiken. „Mit Diagrammen kann man Strukturen und Abläufe in einem Unternehmen viel schneller darstellen und für den Betriebsprüfer sind sie auch einfacher nachvollziehbar“, sagt de Beer.
• Screenshots: Für die Anwenderdokumentation eignen sich oft Screenshots mit kurzen stichwortartigen Erklärungen, wo welche Daten eingegeben werden und was dann passiert. Ausführlichere Beschreibungen seien nur bei „risikorelevanten“ Aufgaben erforderlich, sagt der Steuerberater.
• Anbieter-Unterlagen: Wenn möglich, sollten Sie in der Verfahrensdokumentation auf Unterlagen zur Soft- und Hardware von Anbietern verweisen. Das können Handbücher und Beschreibungen der eingesetzten Hardware sein, aus denen die technischen Daten hervorgehen oder die Nutzerhandbücher von Software-Herstellern. Diese Unterlagen müssen Sie dann allerdings auch griffbereit haben.

Tipp # 3: Testen Sie Ihre Systeme!
Die GoBD schreiben vor, dass Daten unverändert alle EDV-Systeme und Schnittstellen durchlaufen müssen. Der Nachweis gehört in die Anwender-Dokumentation, ist allerdings nur schwer und mit entsprechender Sachkenntnis zu erbringen. Hier kann die Verfahrensdokumentation dem Unternehmen helfen: „Statt die Funktionen innerhalb der Software zu überprüfen, können Sie die Ergebnisse prüfen und in der Verfahrensdokumentation festhalten“, sagt de Beer: „Wenn Sie einen Testkauf machen, die Daten alle Systeme durchlaufen und am Ende die Buchung richtig und mit unveränderten Daten herauskommt, dann wird auch die Software richtig funktionieren.“ Das sei zwar keine Garantie, da jedes System gehackt werden kann. Doch es zeige dem Finanzamt, dass der Betrieb alles in seiner Macht Stehende unternimmt, um die GoBD einzuhalten. Tipp # 4: Selbstkontrollen erhöhen Ihre Glaubwürdigkeit! Den Aufbau eines internen Kontrollsystems (IKS) schreiben die GoBD ausdrücklich vor. Der Aufbau des IKS wie auch die Ergebnisse der Kontrollen müssen Sie ebenfalls in der Verfahrensdokumentation darstellen. Der Zweck eines IKS: Betriebe sollen die Einhaltung der in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Prozesse regelmäßig kontrollieren, dokumentieren und bei Bedarf aktualisierten. Konkret bedeutet das: Halten Sie in der Verfahrensdokumentation fest, welche Abläufe Sie wie oft und auf welche Weise kontrollieren. Beispiel Eingangsrechnungen: Überprüfen Sie einmal im Monat an drei oder fünf Eingangsrechnungen, ob sie entsprechend den in der Verfahrensdokumentation beschriebenen Abläufen bearbeitet werden, ob die gebuchten Daten am Ende sachlich richtig sind und welche Punkte Sie dabei genau überprüfen. „Und wenn Sie dabei feststellen, dass sich Abläufe aus gutem Grund geändert haben, dann halten Sie dies in der Dokumentation fest und passen die Verfahrensdokumentation an die neuen Abläufe ebenfalls an“, sagt de Beer. Der Steuerberater sieht in diesen regelmäßigen Kontrollen und Updates eine große Chance, die Betriebsprüfer von der Zuverlässigkeit der Verfahrensdokumentation zu überzeugen: „Wenn das gelingt, dann ist die Wahrscheinlichkeit, in der Prüfung böse Überraschungen zu erleben, deutlich geringer.“ Den vollständigen Artikel können Sie unter folgendem Link lesen:
https://www.handwerk.com/gobd-4-tipps-fuer-eine-einfache-verfahrensdokumentation.

Gilt das erstellte Format der Belege (Rechnungen, etc.) als elektronisch, ist eine Archivierung nur in ausgedruckter (Papier) Form nicht mehr zulässig. Die Speicherung muss die Vorgaben der GoBD erfüllen. Eine Speicherung der Dateien z.B. auf einem Datenträger (Festplatte o.Ä.) in einem Windows Dateisystem erfüllt die Vorgaben nicht. So wie bei anderer Standardsoftware ist auch bei der ZSS Auftragssoftware eine revisionssichere Speicherung / Archivierung nach GoBD nicht vorgesehen. Ein Weg zur Erfüllung der Vorgaben kann die Speicherung als PDF Datei (z.B. über einen PDF Druckertreiber) und zeitnahe Archivierung der Datei in einem revisionssicheren Dokumenten Management System (DMS) sein. Hier werden die Dateien unveränderbar und revisionssicher gespeichert.

Ein Dokumenten Management System ist eine datenbankgestützte Verwaltungssoftware von elektronischen Dokumenten. Eine DMS Software dient zur sicheren, revisionssicheren Archivierung und Organisation der Dokumente.